Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Komulaisten Sukuseura ry:n, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 03.05.2023. Viimeisin muutos 03.05.2023.

Tietosuojalaki 5.12.2018/1050 4 §, 31§

Yleinen tietosuoja-asetus (EU 679/2016)

1. Rekisterinpitäjä

Komulaisten Sukuseura ry

2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt

Sulevi Komulainen, hallituksen puheenjohtaja

Pappilantie 7, 74120 Iisalmi

puh. +358 45 1544 777

sulevi.komulainen(at)gmail.com

Mariliina Perkko, hallituksen jäsen, sukututkimusvastaava

Ylisrinne 10 A 3, 02210 ESPOO

puh. +358 50 306 9194

mariliina.perkko(at)gmail.com

3. Rekisterin nimi

Komulaisten sukuseura ry jäsentieto- ja sukututkimusrekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle jäsenrekisterissä on

sukuseuran sääntöjenmukaisten suku- ja jäsenasioiden hoito
suvun ja sukuseuran jäsenrekisterin ylläpito
sukututkimus ja sukujulkaisut
sukuyhteydenpito
www-sivujen palaute
muut sääntöjen mukaisen toiminnan edellyttämät tarkoitukset

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle sukututkimusrekisterissä on

sukuseuran sääntöjen mukaisen sukututkimuksen tekeminen, toteuttaminen ja sukujulkaisujen tuottaminen

5. Rekisterin tietosisältö

Komulaisten sukuseura ry jäsentietorekisterissä on tallennettu

jäsenten nimet, syntymäajat ja -paikat, osoitteet, kotipaikat, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, sekä jäseneksi liittymis- ja eroamistiedot ja jäsenmaksu- ja karhuamistiedot
edelleen muut yhdistyksen päättämät tiedot kuten esim. tiedot kunniapuheenjohtajuudesta, kunniajäsenyydestä ja perustajajäsenyydestä

Komulaisten sukuseura ry sukututkimusrekisterissä on tallennettu

tietoa tutkittaviin sukuihin kuuluvista henkilöistä ja heidän puolisoistaan: nimi, syntymäaika ja -paikka, vihkimisaika ja -paikka, kuolinaika ja -paikka, arvo ja ammatti
muut sukututkimuksen ja henkilöhistorian kannalta tarpeelliset tiedot kuten osoitetieto erikseen suojattuna sekä suostumus- ja kieltotiedot erikseen suojattuina

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsentietorekisteriin tallennettavat tiedot saadaan

yksityishenkilöiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sukutapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa sukuseuralle tietojaan

Sukututkimusrekisteriin tallennettavat tiedot saadaan

jäseniltä, heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta ja julkisista lähteistä saadut tiedot
yksityishenkilöiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sukutapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa sukuseuralle sukutietojaan
pääsääntöisinä tietolähteinä sukuseuran sukututkimuksessa käytetään väestörekisterijärjestelmää, muuta arkistoaineistoa ja viranomaisrekistereitä, painettuja lähteitä, sekä sukuun kuuluvien antamia tietoja

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jäsentietorekisteristä tietoja luovutetaan vain seuran hallituksen jäsenille ja sukuhaarojen vastuuhenkilöille ja hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä sukututkimustarkoituksiin seuran jäsenelle, joka on niitä pyytänyt. Rekisteristä luovutetaan tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolelle vain suvun rekisteriin merkityille jäsenille.

Sukututkimusrekisteristä luovutetaan tietoja ainoastaan sukututkimustarkoituksiin. Rekisteristä voidaan siirtää tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeiden mukaisesti.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsentietorekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Manuaalinen aineisto säilytetään ulkopuolisilta lukitussa tilassa. ATK-pohjainen rekisteri on rekisterinpitäjän ja hallituksen jäsenten hallinnassa ja vain heillä on oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Se suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä rekisterin käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden hallitusten jäsenten toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Sukututkimusrekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti (manuaaliset aineistot lukitussa tilassa). Elossa olevien henkilöiden arkaluontoisia tietoja käsitellään ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella. Rekisteri on sukuseuran sukututkijan hallinnassa ja vain hänellä on oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Se suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä rekisterin käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden hallitusten jäsenten toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella suvun jäsenrekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (Komulaisten sukuseura ry hallituksen puheenjohtaja). Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Jäsentietorekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen/jonkin tieto-osan poistamiseen tai korjaamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle (Komulaisten sukuseura ry hallituksen puheenjohtaja). Kirjeet ja tulostetut sähköpostiviestit säilytetään niin kauan, kunnes vaaditut muutokset on toteutettu ja niistä tehty tarpeelliset muutokset jäsenrekisteriin. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Sukututkimusrekisteriin rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto oikaistaan, poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn vaatimuksesta häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen peruuttamisesta tehdään rekisteriin merkintä. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Rekisteri- ja tietosuojaselosteen luettavuus

Tämä rekisteri- ja tietosuojaseloste on luettavissa Komulaisten Sukuseuran ry internet-sivuston sivuilla.

Rekisteri- ja tietosuojaseloste (GDPR)